Atribuțiile RPD extern — Ce impune de fapt RGPD

Articolul 37 alineatul (1) din RGPD impune desemnarea unui RPD în trei cazuri: când prelucrarea este efectuată de o autoritate sau un organism public, când activitățile principale necesită o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă, sau când activitățile principale constau în prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date (Articolul 9) sau a datelor referitoare la condamnări penale (Articolul 10). Multe state membre ale UE au extins aceste cerințe prin legislația națională. Germania, de exemplu, impune un RPD pentru orice organizație cu 20 sau mai mulți angajați implicați în mod regulat în prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal. Alte țări au praguri similare sau cerințe specifice sectorului. Organizațiile pot desemna fie un RPD intern, fie un RPD extern. Un RPD extern operează în baza unui contract de servicii (Articolul 37 alineatul (6)) și poate deservi mai multe organizații — făcând din aceasta un model de afaceri viabil pentru profesioniștii în protecția datelor. RGPD permite explicit acest lucru, cu condiția ca RPD să fie accesibil fiecărei organizații și să își poată îndeplini sarcinile eficient. Tendința spre RPD externi se accelerează. Organizațiile mici și mijlocii nu pot justifica adesea un rol intern de RPD cu normă întreagă, iar NIS2 a adus mii de companii suplimentare în sfera de aplicare. RPD externi care pot deservi 10-50 de clienți eficient acoperă o nevoie critică a pieței.

Articolul 39 definește sarcinile minime ale unui RPD: informarea și consilierea operatorului sau persoanei împuternicite și a angajaților acestora cu privire la obligațiile RGPD, monitorizarea conformității cu RGPD și cu politicile de protecție a datelor ale organizației, furnizarea de consiliere privind evaluările de impact asupra protecției datelor (DPIA) și monitorizarea realizării acestora, cooperarea cu autoritatea de supraveghere și exercitarea funcției de punct de contact pentru autoritatea de supraveghere în probleme legate de prelucrare. Este important de notat responsabilitățile care nu revin RPD: RPD nu asigură conformitatea — operatorul o face. RPD consiliază, monitorizează și raportează, dar responsabilitatea finală pentru conformitatea cu protecția datelor revine conducerii organizației. Această distincție este semnificativă din punct de vedere juridic și ar trebui documentată clar în fiecare contract de servicii RPD. Dincolo de sarcinile obligatorii, RPD externi gestionează de obicei și: menținerea Registrului activităților de prelucrare (Articolul 30), gestionarea cererilor de exercitare a drepturilor (Articolele 15-22), revizuirea și urmărirea acordurilor de prelucrare (Articolul 28), efectuarea sau supravegherea auditurilor, instruirea angajaților și consilierea privind protecția datelor încă din faza de proiectare și în mod implicit (Articolul 25). Aceste sarcini suplimentare ar trebui definite explicit în contractul de servicii cu structuri de tarife corespunzătoare.

Articolul 38 alineatul (3) este clar: RPD nu primește instrucțiuni în ceea ce privește exercitarea sarcinilor sale. Nu poate fi concediat sau sancționat pentru îndeplinirea atribuțiilor și trebuie să raporteze direct celui mai înalt nivel de conducere al operatorului sau persoanei împuternicite. Pentru RPD externi, independența este în general mai ușor de menținut decât pentru RPD interni — nu sunteți pe statul de plată al clientului și nu aveți stimulente de carieră pentru a atenua recomandările. Cu toate acestea, pot apărea conflicte de interese: dacă o parte semnificativă a veniturilor dvs. provine de la un singur client, puteți ezita inconștient să prezentați constatări incomode. Cea mai bună practică este să vă diversificați portofoliul de clienți astfel încât niciun client să nu reprezinte mai mult de 20-25% din veniturile dvs. Documentați toate recomandările și răspunsurile conducerii în scris. Dacă conducerea vă ignoră recomandarea, consemnați clar acest lucru — vă protejează profesional dacă apar probleme ulterior. Articolul 38 alineatul (6) prevede că RPD poate îndeplini și alte sarcini și atribuții, cu condiția ca acestea să nu conducă la un conflict de interese. Pentru RPD externi, aceasta înseamnă că nu ar trebui să serviți atât ca RPD, cât și ca furnizor de securitate IT pentru același client, sau atât ca RPD, cât și ca analist de date de marketing. Rolurile de consiliere și cele operaționale trebuie să rămână separate.

Economia unei practici de RPD extern depinde de eficiență. Majoritatea RPD externi percep între 500 și 2.000 EUR per client pe lună, în funcție de dimensiunea și complexitatea clientului. La aceste tarife, gestionarea a 15-20 de clienți poate genera 10.000-30.000 EUR venituri lunare — dar numai dacă suprasarcina administrativă nu consumă tot timpul dvs. Cele mai mari consumatoare de timp pentru RPD externi sunt: menținerea Registrelor activităților de prelucrare pentru mai mulți clienți (rezolvată prin șabloane și instrumente structurate), urmărirea termenelor cererilor de exercitare a drepturilor (rezolvată prin memento-uri automate), producerea rapoartelor de audit (rezolvată prin exporturi cu un singur clic) și comutarea contextului între clienți (rezolvată prin panouri multi-client). RPD externi care utilizează instrumente dedicate raportează că petrec cu 40-60% mai puțin timp pe sarcini administrative comparativ cu cei care folosesc Excel și e-mail. Aceasta se traduce fie în profitabilitate mai mare cu același număr de clienți, fie în capacitatea de a prelua clienți suplimentari fără a crește proporțional volumul de muncă. Pe măsură ce practica dvs. crește dincolo de 20 de clienți, luați în considerare standardizarea pachetelor de servicii. Definiți niveluri clare (monitorizare de bază, standard cu instruire, premium cu suport de audit) și utilizați instrumentul de conformitate pentru a oferi calitate constantă a serviciilor pentru toți clienții. Trustee.eu este conceput special pentru acest flux de lucru — de la practici cu un singur RPD la agenții care gestionează peste 50 de mandate.