Külső DPO feladatai — Mit követel valójában a GDPR

A GDPR 37. cikk (1) bekezdése három esetben írja elő DPO kijelölését: ha az adatkezelést közhatalmi szerv vagy testület végzi, ha az alaptevékenységek részeként az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelése szükséges, vagy ha az alaptevékenységek különleges kategóriájú adatok (9. cikk) vagy bűnügyi elítélésekre vonatkozó adatok (10. cikk) nagymértékű kezelését foglalják magukban. Számos EU-tagállam nemzeti jogalkotással bővítette ezeket a követelményeket. Németország például DPO kijelölését írja elő minden olyan szervezetnél, amelynél 20 vagy több alkalmazott rendszeresen automatizált személyesadat-kezelést végez. Más országok hasonló küszöbértékekkel vagy ágazatspecifikus követelményekkel rendelkeznek. A szervezetek belső vagy külső DPO-t egyaránt kijelölhetnek. A külső DPO szolgáltatási szerződés alapján tevékenykedik (37. cikk (6) bekezdés), és több szervezetet is kiszolgálhat — ami életképes üzleti modellt jelent az adatvédelmi szakemberek számára. A GDPR ezt kifejezetten megengedi, feltéve, hogy a DPO minden szervezet számára elérhető és feladatait hatékonyan el tudja látni. A külső DPO-k iránti trend felgyorsul. A kisebb és közepes méretű szervezetek gyakran nem tudják indokolni egy teljes munkaidős belső DPO-állás fenntartását, és a NIS2 további ezreket hozott a hatálya alá. Azok a külső DPO-k, akik 10-50 ügyfelet hatékonyan képesek kiszolgálni, kritikus piaci igényt elégítenek ki.

A 39. cikk határozza meg a DPO minimális feladatait: az adatkezelő vagy adatfeldolgozó és alkalmazottaik tájékoztatása és tanácsadása a GDPR-kötelezettségekről, a GDPR-nak és a szervezet adatvédelmi szabályzatainak való megfelelés nyomon követése, tanácsadás az adatvédelmi hatásvizsgálatokkal kapcsolatban és végrehajtásuk nyomon követése, együttműködés a felügyeleti hatósággal, és kapcsolattartóként való működés a felügyeleti hatóság felé az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben. Fontos megjegyezni, hogy miért nem felelős a DPO: a DPO nem biztosítja a megfelelőséget — azt az adatkezelő biztosítja. A DPO tanácsot ad, nyomon követ és jelent, de az adatvédelmi megfelelőség végső felelőssége a szervezet vezetőségét terheli. Ez a megkülönböztetés jogi szempontból jelentős, és minden DPO-szolgáltatási szerződésben egyértelműen dokumentálni kell. A kötelező feladatokon túl a külső DPO-k jellemzően a következőket is ellátják: a nyilvántartás karbantartása (30. cikk), érintetti kérelmek kezelése (15-22. cikk), adatfeldolgozói szerződések felülvizsgálata és nyomon követése (28. cikk), auditok lefolytatása vagy felügyelete, alkalmazottak képzése, valamint tanácsadás a beépített és alapértelmezett adatvédelemmel kapcsolatban (25. cikk). Ezeket a kiegészítő feladatokat kifejezetten meg kell határozni a szolgáltatási szerződésben a megfelelő díjstruktúrákkal.

A 38. cikk (3) bekezdése egyértelmű: a DPO feladatai ellátásával kapcsolatban nem kaphat utasítást. Nem bocsátható el és nem büntethető feladatai ellátásáért, és közvetlenül az adatkezelő vagy adatfeldolgozó legfelső vezetői szintjének kell jelentenie. Külső DPO-k esetében a függetlenség általában könnyebben fenntartható, mint belső DPO-knál — Ön nem az ügyfél bérlistáján van, és nincsenek karrierszintű ösztönzői tanácsai finomítására. Ugyanakkor összeférhetetlenség továbbra is felmerülhet: ha bevételének jelentős része egyetlen ügyféltől származik, öntudatlanul habozhat kellemetlen megállapítások közlésében. A legjobb gyakorlat az ügyfélportfólió diverzifikálása, hogy egyetlen ügyfél sem képviseljen bevételének 20-25%-ánál többet. Dokumentáljon minden ajánlást és a vezetőség válaszait írásban. Ha a vezetőség felülbírálja tanácsát, ezt egyértelműen rögzítse — ez védi Önt szakmailag, ha később problémák merülnek fel. A 38. cikk (6) bekezdése kimondja, hogy a DPO más feladatokat és kötelezettségeket is elláthat, feltéve, hogy ezek nem eredményeznek összeférhetetlenséget. Külső DPO-k esetében ez azt jelenti, hogy nem szolgálhat egyidejűleg DPO-ként és IT-biztonsági szolgáltatóként ugyanannál az ügyfélnél, vagy egyszerre DPO-ként és marketing adatelemzőként. A tanácsadói és az operatív szerepeknek elkülönítve kell maradniuk.

A külső DPO-gyakorlat gazdaságossága a hatékonyságtól függ. A legtöbb külső DPO havi 500 és 2000 EUR közötti díjat számít fel ügyfelenként, az ügyfél méretétől és összetettségétől függően. Ilyen árazás mellett 15-20 ügyfél kezelése havi 10 000-30 000 EUR bevételt generálhat — de csak akkor, ha az adminisztratív többletterhelés nem emészti fel az összes időt. A külső DPO-k legnagyobb időpazarlói: nyilvántartások karbantartása ügyfeleknél (megoldás: sablonok és strukturált eszközök), érintetti kérelem határidők nyomon követése (megoldás: automatikus emlékeztetők), audit-jelentések készítése (megoldás: egyetlen kattintásos exportok), és az ügyfelek közötti kontextusváltás (megoldás: több ügyfeles vezérlőpultok). Azok a külső DPO-k, akik dedikált eszközöket használnak, 40-60%-kal kevesebb időt töltenek adminisztratív feladatokkal az Excelt és e-mailt használókhoz képest. Ez vagy magasabb jövedelmezőséget jelent azonos számú ügyfélnél, vagy képességet további ügyfelek felvételére a munkaterhelés arányos növelése nélkül. Ahogy gyakorlata 20 ügyfél fölé nő, fontolja meg szolgáltatási csomagjainak szabványosítását. Határozzon meg világos szinteket (alapszintű monitoring, standard képzéssel, prémium audit-támogatással) és használja megfelelőségi eszközét konzisztens szolgáltatási minőség nyújtásához valamennyi ügyfélnél. A Trustee.eu kifejezetten ehhez a munkafolyamathoz készült — az egyedüli DPO-gyakorlatoktól az 50+ megbízást kezelő irodákig.