Compiti del DPO esterno — Cosa richiede realmente il GDPR

L'Articolo 37(1) del GDPR prevede la designazione di un DPO in tre casi: quando il trattamento e effettuato da un'autorita pubblica o da un organismo pubblico, quando le attivita principali richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, o quando le attivita principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (Articolo 9) o di dati relativi a condanne penali (Articolo 10). Molti Stati membri dell'UE hanno ampliato questi requisiti attraverso la legislazione nazionale. La Germania, ad esempio, richiede un DPO per qualsiasi organizzazione con 20 o piu dipendenti regolarmente impegnati nel trattamento automatizzato di dati personali. Altri Paesi hanno soglie simili o requisiti specifici per settore. Le organizzazioni possono nominare un DPO interno o esterno. Un DPO esterno opera sulla base di un contratto di servizio (Articolo 37(6)) e puo servire piu organizzazioni — rendendolo un modello di business praticabile per i professionisti della privacy. Il GDPR lo consente espressamente, a condizione che il DPO sia accessibile a ciascuna organizzazione e possa svolgere efficacemente i propri compiti. La tendenza verso i DPO esterni sta accelerando. Le organizzazioni di piccole e medie dimensioni spesso non possono giustificare un ruolo DPO interno a tempo pieno, e la NIS2 ha portato migliaia di aziende aggiuntive nel campo di applicazione. I DPO esterni che possono servire 10-50 clienti in modo efficiente stanno colmando un'esigenza critica del mercato.

L'Articolo 39 definisce i compiti minimi di un DPO: informare e consigliare il titolare o il responsabile e i loro dipendenti sugli obblighi GDPR, sorvegliare l'osservanza del GDPR e delle politiche di protezione dei dati dell'organizzazione, fornire pareri sulle Valutazioni d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) e sorvegliarne l'esecuzione, cooperare con l'autorita di controllo e fungere da punto di contatto per l'autorita di controllo su questioni relative al trattamento. E importante notare cio di cui il DPO non e responsabile: il DPO non garantisce la conformita — lo fa il titolare. Il DPO consiglia, sorveglia e riferisce, ma la responsabilita ultima per la conformita alla protezione dei dati ricade sulla dirigenza dell'organizzazione. Questa distinzione e giuridicamente significativa e dovrebbe essere chiaramente documentata in ogni contratto di servizio DPO. Oltre ai compiti obbligatori, i DPO esterni si occupano tipicamente anche di: mantenere il registro dei trattamenti (Articolo 30), gestire le richieste degli interessati (Articoli 15-22), revisionare e monitorare i DPA (Articolo 28), condurre o supervisionare audit, formare i dipendenti e consigliare sulla protezione dei dati by design e by default (Articolo 25). Queste attivita aggiuntive dovrebbero essere esplicitamente definite nel contratto di servizio con le corrispondenti strutture tariffarie.

L'Articolo 38(3) e chiaro: il DPO non deve ricevere alcuna istruzione riguardo all'esercizio dei propri compiti. Non puo essere rimosso o penalizzato per lo svolgimento dei propri doveri e deve riferire direttamente al piu alto livello dirigenziale del titolare o del responsabile. Per i DPO esterni, l'indipendenza e generalmente piu facile da mantenere rispetto ai DPO interni — Lei non e sul libro paga del cliente e non ha incentivi di carriera per ammorbidire i propri pareri. Tuttavia, possono comunque sorgere conflitti di interesse: se una parte significativa del Suo fatturato proviene da un singolo cliente, potrebbe inconsciamente esitare a fornire riscontri scomodi. La buona pratica e diversificare il portafoglio clienti in modo che nessun singolo cliente rappresenti piu del 20-25% del Suo fatturato. Documenti tutte le raccomandazioni e le risposte della dirigenza per iscritto. Se la dirigenza ignora i Suoi consigli, lo registri chiaramente — questo La protegge professionalmente se dovessero emergere problemi in seguito. L'Articolo 38(6) stabilisce che il DPO puo svolgere altri compiti e doveri, a condizione che non comportino un conflitto di interesse. Per i DPO esterni, questo significa che non dovrebbe operare sia come DPO che come fornitore di sicurezza IT per lo stesso cliente, o sia come DPO che come analista dei dati di marketing. I ruoli di consulenza e quelli operativi devono restare separati.

L'economia di un'attivita di DPO esterno dipende dall'efficienza. La maggior parte dei DPO esterni addebita tra 500 e 2.000 EUR per cliente al mese, a seconda delle dimensioni e della complessita del cliente. A queste tariffe, gestire 15-20 clienti puo generare 10.000-30.000 EUR di fatturato mensile — ma solo se il sovraccarico amministrativo non consuma tutto il Suo tempo. I maggiori assorbitori di tempo per i DPO esterni sono: mantenere i registri per piu clienti (risolto con modelli e strumenti strutturati), monitorare le scadenze delle richieste (risolto con promemoria automatici), produrre report di audit (risolto con esportazioni con un clic) e cambiare contesto tra clienti (risolto con dashboard multi-tenant). I DPO esterni che utilizzano strumenti dedicati riportano un risparmio del 40-60% di tempo sulle attivita amministrative rispetto a quelli che usano Excel ed email. Questo si traduce in una maggiore redditivita con lo stesso numero di clienti, o nella capacita di acquisire clienti aggiuntivi senza aumentare proporzionalmente il carico di lavoro. Man mano che la Sua attivita cresce oltre i 20 clienti, consideri di standardizzare i Suoi pacchetti di servizio. Definisca livelli chiari (monitoraggio base, standard con formazione, premium con supporto audit) e utilizzi il Suo strumento di conformita per garantire una qualita di servizio coerente per tutti i clienti. Trustee.eu e progettato specificamente per questo flusso di lavoro — dalle attivita di singolo DPO alle agenzie che gestiscono 50+ mandati.