Cine are nevoie de un Registru al activităților de prelucrare?
Articolul 30 din RGPD impune fiecărui operator de date și fiecărei persoane împuternicite să mențină un registru al activităților de prelucrare. Deși există o excepție limitată pentru organizațiile cu mai puțin de 250 de angajați, această excepție este atât de restrânsă încât aproape niciodată nu se aplică în practică: acoperă doar organizațiile care prelucrează date cu caracter personal ocazional, nu prelucrează categorii speciale de date și nu prelucrează date care ar putea prezenta un risc pentru persoane.
În practică, practic fiecare organizație care gestionează date ale angajaților, date ale clienților sau date ale vizitatorilor site-ului web are nevoie de un Registru al activităților de prelucrare. Aceasta înseamnă că marea majoritate a clienților dvs. — indiferent de dimensiune — sunt obligați legal să mențină unul.
Ca RPD extern, sunteți de obicei responsabil pentru crearea, menținerea și actualizarea Registrelor activităților de prelucrare pentru fiecare dintre clienții dvs. Cu 10-20 de clienți, aceasta poate deveni rapid o sarcină administrativă semnificativă dacă este gestionată manual.
Ce trebuie să conțină un Registru al activităților de prelucrare?
Articolul 30 alineatul (1) specifică conținutul obligatoriu pentru operatori. Fiecare intrare privind activitatea de prelucrare trebuie să includă: numele și datele de contact ale operatorului și RPD-ului, scopurile prelucrării, o descriere a categoriilor de persoane vizate și de date cu caracter personal, categoriile de destinatari, transferurile către țări terțe inclusiv garanțiile, perioadele de păstrare preconizate și o descriere generală a măsurilor de securitate tehnice și organizatorice.
Pentru persoanele împuternicite, Articolul 30 alineatul (2) impune un set ușor diferit de informații: numele și datele de contact ale persoanei împuternicite și ale fiecărui operator în numele căruia se efectuează prelucrarea, categoriile de prelucrare efectuate, transferurile către țări terțe și, acolo unde este posibil, o descriere a măsurilor de securitate.
Multe autorități de supraveghere recomandă depășirea cerințelor minime. Adăugarea temeiului juridic pentru fiecare activitate de prelucrare, a sursei datelor și a informațiilor privind existența procesului decizional automatizat face Registrul activităților de prelucrare mai util ca instrument de gestionare a conformității — nu doar un exercițiu de bifat căsuțe.
Greșeli frecvente ale RPD în legătură cu Registrele activităților de prelucrare
Cea mai frecventă greșeală este tratarea Registrului activităților de prelucrare ca un proiect unic, nu ca un document viu. Activitățile de prelucrare se schimbă — software nou este introdus, fluxurile de date sunt modificate, perioadele de păstrare sunt actualizate. Un Registru al activităților de prelucrare care era corect în ianuarie poate fi depășit în martie.
O altă problemă frecventă este granularitatea inconsecventă. Unii RPD documentează fiecare sistem individual ca o activitate de prelucrare separată, ajungând la sute de intrări imposibil de menținut. Alții grupează totul în cinci sau șase categorii largi care nu au specificitatea pe care autoritățile de supraveghere o așteaptă. Nivelul corect de granularitate înseamnă de obicei 15-40 de activități de prelucrare pentru o organizație de dimensiuni medii.
În cele din urmă, mulți RPD gestionează Registrele activităților de prelucrare în foi de calcul Excel — ceea ce funcționează pentru unul sau doi clienți, dar se prăbușește la scară. Fără controlul versiunilor, fără memento-uri de revizuire, fără câmpuri structurate și fără modalitate de a genera exporturi pregătite pentru audit. Aici instrumentele dedicate fac o diferență măsurabilă.
Cum să mențineți Registrele activităților de prelucrare eficient
Cheia gestionării eficiente a Registrului activităților de prelucrare este structura și automatizarea. Începeți cu șabloane specifice industriei care precompletează activitățile comune de prelucrare — o companie de comerț electronic și un furnizor de servicii medicale au peisaje de prelucrare foarte diferite, dar companiile din aceeași industrie împart 70-80% din activitățile lor.
Setați date de revizuire pentru fiecare activitate de prelucrare. Majoritatea autorităților de supraveghere așteaptă revizuiri anuale cel puțin, dar activitățile critice de prelucrare ar trebui revizuite ori de câte ori apare o modificare semnificativă. Memento-urile automate asigură că nimic nu este trecut cu vederea.
Controlul versiunilor este esențial pentru responsabilitate. Când o autoritate de supraveghere întreabă despre o activitate de prelucrare specifică, trebuie să arătați nu doar starea curentă, ci și istoricul modificărilor — cine a actualizat ce și când. Acest jurnal de audit protejează atât dvs., cât și clientul dvs.
Pentru RPD externi care gestionează mai mulți clienți, un instrument multi-client precum Trustee.eu elimină suprasarcina menținerii sistemelor separate. Puteți utiliza aceleași șabloane pentru clienți din aceeași industrie, genera documente PDF pregătite pentru audit cu un singur clic și vedea dintr-o privire care clienți au revizuiri restante.
Sfat profesional: Folosiți regula 80/20
Când integrați un client nou, începeți cu cele 10-15 activități de prelucrare cele mai critice (resurse umane, CRM, site web, marketing prin e-mail) în loc să încercați să documentați totul din prima zi. Faceți-le pe acestea corect, apoi extindeți iterativ. Un Registru al activităților de prelucrare focalizat și precis este mult mai valoros decât unul cuprinzător, dar neglijent.