Ulkoisen tietosuojavastaavan tehtävät — mitä tietosuoja-asetus todella edellyttää

Tietosuoja-asetuksen 37 artiklan 1 kohta edellyttää tietosuojavastaavan nimeämistä kolmessa tapauksessa: kun käsittelyä suorittaa viranomainen tai julkisyhteisö, kun ydintoiminnot edellyttävät rekisteröityjen laajamittaista, säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa, tai kun ydintoiminnot koostuvat erityisten henkilötietoryhmien (9 artikla) tai rikostuomioita koskevien tietojen (10 artikla) laajamittaisesta käsittelystä. Monet EU:n jäsenvaltiot ovat laajentaneet näitä vaatimuksia kansallisella lainsäädännöllä. Saksa esimerkiksi edellyttää tietosuojavastaavaa kaikilta organisaatioilta, joissa vähintään 20 työntekijää osallistuu säännöllisesti henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn. Muissa maissa on vastaavia kynnysarvoja tai toimialakohtaisia vaatimuksia. Organisaatiot voivat nimetä joko sisäisen tai ulkoisen tietosuojavastaavan. Ulkoinen tietosuojavastaava toimii palvelusopimuksen perusteella (37 artiklan 6 kohta) ja voi palvella useita organisaatioita — mikä tekee siitä toteuttamiskelpoisen liiketoimintamallin tietosuoja-ammattilaisille. Tietosuoja-asetus sallii tämän nimenomaisesti edellyttäen, että tietosuojavastaava on kunkin organisaation tavoitettavissa ja pystyy suorittamaan tehtävänsä tehokkaasti. Suuntaus ulkoisiin tietosuojavastaavin kiihtyy. Pienemmät ja keskisuuret organisaatiot eivät usein pysty perustelemaan kokopäiväistä sisäistä tietosuojavastaavan roolia, ja NIS2 on tuonut tuhansia lisäyrityksiä soveltamisalaan. Ulkoiset tietosuojavastaavat, jotka pystyvät palvelemaan 10–50 asiakasta tehokkaasti, täyttävät kriittistä markkinatarvetta.

Artikla 39 määrittelee tietosuojavastaavan vähimmäistehtävät: rekisterinpitäjän tai käsittelijän ja heidän työntekijöidensä informointi ja neuvonta tietosuoja-asetuksen velvoitteista, tietosuoja-asetuksen ja organisaation tietosuojapolitiikkojen noudattamisen valvonta, neuvonta tietosuojan vaikutusarvioinneista ja niiden suorittamisen valvonta, yhteistyö valvontaviranomaisen kanssa sekä toimiminen valvontaviranomaisen yhteyspisteenä käsittelyyn liittyvissä asioissa. On tärkeää huomata, mistä tietosuojavastaava ei ole vastuussa: tietosuojavastaava ei varmista vaatimustenmukaisuutta — sen tekee rekisterinpitäjä. Tietosuojavastaava neuvoo, valvoo ja raportoi, mutta lopullinen vastuu tietosuoja-asetuksen vaatimustenmukaisuudesta on organisaation johdolla. Tämä ero on oikeudellisesti merkittävä ja se tulisi dokumentoida selkeästi jokaisessa tietosuojavastaavan palvelusopimuksessa. Pakollisten tehtävien lisäksi ulkoiset tietosuojavastaavat käsittelevät tyypillisesti myös: selosteen käsittelytoimista ylläpidon (30 artikla), rekisteröidyn oikeuspyyntöjen hallinnan (15–22 artiklat), henkilötietojen käsittelysopimusten tarkistamisen ja seurannan (28 artikla), auditointien suorittamisen tai valvonnan, henkilöstön koulutuksen sekä neuvonnan sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta (25 artikla). Nämä lisätehtävät tulisi määritellä nimenomaisesti palvelusopimuksessa vastaavine palkkiorakenteineen.

Artikla 38(3) on selkeä: tietosuojavastaava ei saa vastaanottaa ohjeita tehtäviensä suorittamisesta. Häntä ei saa erottaa eikä rangaista tehtäviensä hoitamisesta, ja hänen on raportoitava suoraan rekisterinpitäjän tai käsittelijän ylimmälle johtotasolle. Ulkoisille tietosuojavastaaville riippumattomuus on yleensä helpompi ylläpitää kuin sisäisille tietosuojavastaaville — et ole asiakkaan palkkalistalla eikä sinulla ole urainsentiivejä pehmentää neuvojasi. Eturistiriitoja voi kuitenkin silti syntyä: jos merkittävä osa tuloistasi tulee yhdeltä asiakkaalta, saatat tiedostamattasi epäröidä antaa epämukavia havaintoja. Paras käytäntö on hajauttaa asiakassalkkusi niin, ettei yksikään asiakas edusta yli 20–25 % tuloistasi. Dokumentoi kaikki suositukset ja johdon vastaukset kirjallisesti. Jos johto ohittaa neuvosi, kirjaa tämä selkeästi — se suojaa sinua ammatillisesti, jos ongelmia ilmenee myöhemmin. Artikla 38(6) toteaa, että tietosuojavastaava voi suorittaa muita tehtäviä ja velvollisuuksia, kunhan ne eivät johda eturistiriitaan. Ulkoisille tietosuojavastaaville tämä tarkoittaa, ettei tulisi toimia samalle asiakkaalle sekä tietosuojavastaavana että IT-turvallisuuspalveluntarjoajana, tai sekä tietosuojavastaavana että markkinointidatan analyytikkona. Neuvonantajan ja operatiivisen roolin on pysyttävä erillään.

Ulkoisen tietosuojavastaavan toiminnan talous riippuu tehokkuudesta. Useimmat ulkoiset tietosuojavastaavat laskuttavat 500–2 000 euroa asiakasta kohden kuukaudessa asiakkaan koosta ja monimutkaisuudesta riippuen. Näillä hinnoilla 15–20 asiakkaan hallinta voi tuottaa 10 000–30 000 euroa kuukausiliikevaihtoa — mutta vain jos hallinnollinen yleiskustannus ei vie kaikkea aikaa. Suurimmat aikasyöpöt ulkoisille tietosuojavastaaville ovat: selosteiden käsittelytoimista ylläpito asiakkaittain (ratkaistaan mallipohjilla ja jäsennellyillä työkaluilla), rekisteröidyn oikeuspyyntöjen määräaikojen seuranta (ratkaistaan automaattisilla muistutuksilla), auditointiraporttien tuottaminen (ratkaistaan yhden napsautuksen viennillä) ja kontekstien vaihtaminen asiakkaiden välillä (ratkaistaan monen asiakkaan hallintapaneelilla). Ulkoiset tietosuojavastaavat, jotka käyttävät omistautuneita työkaluja, raportoivat käyttävänsä 40–60 % vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin verrattuna niihin, jotka käyttävät Exceliä ja sähköpostia. Tämä tarkoittaa joko parempaa kannattavuutta samalla asiakasmäärällä tai mahdollisuutta ottaa lisää asiakkaita ilman työmäärän suhteellista kasvua. Kun toimintasi kasvaa yli 20 asiakkaan, harkitse palvelupakettien standardointia. Määrittele selkeät tasot (perusvalvonta, standardi koulutuksineen, premium auditointituella) ja käytä vaatimustenmukaisuustyökaluasi tasalaatuisen palvelun toimittamiseen kaikille asiakkaille. Trustee.eu on suunniteltu juuri tähän työnkulkuun — yksittäisestä tietosuojavastaavan toiminnasta toimistoihin, jotka hallitsevat yli 50 toimeksiantoa.