Obowiazki zewnetrznego IOD — czego wymaga RODO

Art. 37 ust. 1 RODO nakazuje wyznaczenie IOD w trzech przypadkach: gdy przetwarzanie jest prowadzone przez organ lub podmiot publiczny, gdy glowna dzialalnosc wymaga regularnego i systematycznego monitorowania osob na duza skale, lub gdy glowna dzialalnosc polega na przetwarzaniu na duza skale szczegolnych kategorii danych (art. 9) lub danych dotyczacych wyrokow skazujacych (art. 10). Wiele panstw czlonkowskich UE rozszerzylo te wymagania poprzez przepisy krajowe. Niemcy na przyklad wymagaja IOD dla kazdej organizacji z 20 lub wiecej pracownikami regularnie zajmujacymi sie zautomatyzowanym przetwarzaniem danych osobowych. Inne kraje maja podobne progi lub wymagania sektorowe. Organizacje moga wyznaczyc IOD wewnetrznego lub zewnetrznego. Zewnetrzny IOD dziala na podstawie umowy o swiadczenie uslug (art. 37 ust. 6) i moze obslugiwac wiele organizacji — co czyni go wykonalnym modelem biznesowym dla specjalistow ds. prywatnosci. RODO wyraznie na to zezwala, pod warunkiem ze IOD jest dostepny dla kazdej organizacji i moze skutecznie wykonywac swoje zadania. Trend w kierunku zewnetrznych IOD przyspiesza. Mniejsze i srednie organizacje czesto nie moga uzasadnic pelnego etatu wewnetrznego IOD, a NIS2 objelo zakresem tysiace dodatkowych firm. Zewnetrzni IOD, ktorzy moga efektywnie obslugiwac 10-50 klientow, zaspokajaja kluczowa potrzebe rynkowa.

Art. 39 definiuje minimalne zadania IOD: informowanie i doradzanie administratorowi lub podmiotowi przetwarzajacemu i ich pracownikom o obowiazkach wynikajacych z RODO, monitorowanie zgodnosci z RODO oraz politykami ochrony danych organizacji, udzielanie porad w sprawie ocen skutkow dla ochrony danych (DPIA) i monitorowanie ich przeprowadzania, wspolpraca z organem nadzorczym oraz pelnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w sprawach zwiazanych z przetwarzaniem. Wazne jest, aby zauwazyc, za co IOD nie jest odpowiedzialny: IOD nie zapewnia zgodnosci — robi to administrator. IOD doradza, monitoruje i raportuje, ale ostateczna odpowiedzialnosc za zgodnosc z ochrona danych spoczywa na zarzadzie organizacji. To rozroznienie jest prawnie istotne i powinno byc jasno udokumentowane w kazdej umowie o swiadczenie uslug IOD. Poza obowiazkowymi zadaniami zewnetrzni IOD zazwyczaj zajmuja sie rowniez: prowadzeniem RCP (art. 30), zarzadzaniem wnioskami (art. 15-22), przegladaniem i sledzeniem UPD (art. 28), prowadzeniem lub nadzorowaniem audytow, szkoleniem pracownikow i doradzaniem w zakresie ochrony danych w fazie projektowania i domyslnej ochrony danych (art. 25). Te dodatkowe zadania powinny byc wyraznie okreslone w umowie o swiadczenie uslug z odpowiednimi strukturami wynagrodzenia.

Art. 38 ust. 3 jest jasny: IOD nie otrzymuje zadnych instrukcji dotyczacych wykonywania swoich zadan. Nie moze byc odwolany ani ukarany za wykonywanie obowiazkow i musi podlegac bezposrednio najwyzszemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzajacego. Dla zewnetrznych IOD niezaleznosc jest generalnie latwiejsza do utrzymania niz dla wewnetrznych IOD — nie jestes na liscie plac klienta i nie masz motywacji karierowych, by lagodzic swoje porady. Jednakze konflikty interesow moga nadal wystapic: jesli znaczna czesc Twoich przychodow pochodzi od jednego klienta, mozesz nieswiadomie wahac sie przed przekazaniem niewygodnych ustalen. Najlepsza praktyka to dywersyfikacja portfela klientow tak, aby zaden pojedynczy klient nie stanowil wiecej niz 20-25% Twoich przychodow. Dokumentuj wszystkie rekomendacje i odpowiedzi zarzadu na pismie. Jesli zarzad odrzuci Twoja rade, odnotuj to wyraznie — chroni to Cie zawodowo, jesli pojawia sie problemy pozniej. Art. 38 ust. 6 stanowi, ze IOD moze wykonywac inne zadania i obowiazki, pod warunkiem ze nie prowadza one do konfliktu interesow. Dla zewnetrznych IOD oznacza to, ze nie powinienes pelnic jednoczesnie funkcji IOD i dostawcy bezpieczenstwa IT dla tego samego klienta, ani IOD i analityka danych marketingowych. Rola doradcza i operacyjna musza pozostac oddzielne.

Ekonomia praktyki zewnetrznego IOD zalezy od efektywnosci. Wiekszosc zewnetrznych IOD pobiera od 500 do 2 000 EUR na klienta miesieczenie, w zaleznosci od wielkosci i zlozonosci klienta. Przy tych stawkach zarzadzanie 15-20 klientami moze generowac 10 000-30 000 EUR miesiecznego przychodu — ale tylko jesli narzut administracyjny nie pochania calego czasu. Najwieksze pozaracze czasu dla zewnetrznych IOD to: prowadzenie RCP u wielu klientow (rozwiazanie: szablony i ustrukturyzowane narzedzia), sledzenie terminow wnioskow (rozwiazanie: automatyczne przypomnienia), tworzenie raportow audytowych (rozwiazanie: eksporty jednym kliknieciem) oraz przelaczanie kontekstu miedzy klientami (rozwiazanie: wielodostepne panele). Zewnetrzni IOD korzystajacy z dedykowanych narzedzi raportuja spedzanie 40-60% mniej czasu na zadaniach administracyjnych w porownaniu z tymi uzywajacymi Excela i poczty. Przekłada sie to na wyzsza rentownosc przy tej samej liczbie klientow lub mozliwosc przyjecia dodatkowych klientow bez proporcjonalnego zwiekszen nakladu pracy. W miare wzrostu praktyki ponad 20 klientow, rozważ standaryzacje pakietow uslug. Zdefiniuj jasne poziomy (podstawowy monitoring, standardowy ze szkoleniami, premium ze wsparciem audytowym) i uzyj narzedzia zgodnosci do dostarczania spojnej jakosci uslug u wszystkich klientow. Trustee.eu jest zaprojektowany specjalnie pod ten workflow — od pojedynczych praktyk IOD po agencje zarzadzajace 50+ mandatami.