Che cos'e il registro dei trattamenti (Art. 30 GDPR)?

L'Articolo 30 del GDPR richiede a ogni titolare e responsabile del trattamento di tenere un registro delle attivita di trattamento. Esiste un'esenzione limitata per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, ma questa esenzione e cosi ristretta che non si applica quasi mai nella pratica: copre solo le organizzazioni che trattano dati personali in modo occasionale, non trattano categorie particolari di dati e non effettuano trattamenti che potrebbero presentare rischi per gli interessati. Nella pratica, praticamente ogni organizzazione che gestisce dati di dipendenti, clienti o visitatori del sito web necessita di un registro. Questo significa che la grande maggioranza dei Suoi clienti — indipendentemente dalle dimensioni — e legalmente obbligata a mantenerne uno. Come DPO esterno, Lei e tipicamente responsabile della creazione, manutenzione e aggiornamento dei registri per ciascuno dei Suoi clienti. Con 10-20 clienti, questo puo rapidamente diventare un onere amministrativo significativo se gestito manualmente.

L'Articolo 30(1) specifica i contenuti obbligatori per i titolari. Ogni voce relativa a un'attivita di trattamento deve includere: il nome e i dati di contatto del titolare e del DPO, le finalita del trattamento, una descrizione delle categorie di interessati e di dati personali, le categorie di destinatari, i trasferimenti verso Paesi terzi incluse le garanzie, i termini di conservazione previsti e una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative. Per i responsabili del trattamento, l'Articolo 30(2) richiede un insieme di informazioni leggermente diverso: il nome e i dati di contatto del responsabile e di ciascun titolare per conto del quale viene effettuato il trattamento, le categorie di trattamento svolte, i trasferimenti verso Paesi terzi e, ove possibile, una descrizione delle misure di sicurezza. Molte autorita di controllo raccomandano di andare oltre i requisiti minimi. Aggiungere la base giuridica per ogni attivita di trattamento, la fonte dei dati e se e coinvolto un processo decisionale automatizzato rende il registro piu utile come strumento di gestione della conformita — non solo un esercizio formale.

L'errore piu frequente e trattare il registro come un progetto una tantum piuttosto che come un documento vivo. Le attivita di trattamento cambiano — vengono introdotti nuovi software, i flussi di dati vengono modificati, i tempi di conservazione vengono aggiornati. Un registro accurato a gennaio potrebbe essere obsoleto a marzo. Un altro problema comune e la granularita incoerente. Alcuni DPO documentano ogni singolo sistema come un'attivita di trattamento separata, ritrovandosi con centinaia di voci impossibili da mantenere. Altri raggruppano tutto in cinque o sei ampie categorie prive della specificita che le autorita di controllo si aspettano. Il livello di granularita appropriato significa tipicamente 15-40 attivita di trattamento per un'organizzazione di medie dimensioni. Infine, molti DPO gestiscono i registri in fogli Excel — il che funziona per uno o due clienti ma crolla su scala. Nessun controllo delle versioni, nessun promemoria di revisione, nessun campo strutturato e nessun modo di generare esportazioni pronte per l'audit. E qui che gli strumenti dedicati fanno una differenza misurabile.

La chiave per una gestione efficiente del registro e struttura e automazione. Parta con modelli specifici per settore che precompilano le attivita di trattamento comuni — un'azienda di e-commerce e un fornitore sanitario hanno panorami di trattamento molto diversi, ma le aziende dello stesso settore condividono il 70-80% delle loro attivita. Imposti date di revisione per ogni attivita di trattamento. La maggior parte delle autorita di controllo si aspetta revisioni annuali come minimo, ma le attivita di trattamento critiche dovrebbero essere riviste ogni volta che si verifica un cambiamento significativo. I promemoria automatici assicurano che nulla venga dimenticato. Il controllo delle versioni e essenziale per la responsabilita. Quando un'autorita di controllo chiede informazioni su un'attivita di trattamento specifica, Lei deve poter mostrare non solo lo stato attuale ma lo storico delle modifiche — chi ha aggiornato cosa e quando. Questo audit trail protegge sia Lei che il Suo cliente. Per i DPO esterni che gestiscono piu clienti, uno strumento multi-tenant come Trustee.eu elimina il sovraccarico di mantenere sistemi separati. Puo utilizzare gli stessi modelli per clienti dello stesso settore, generare PDF pronti per l'audit con un clic e vedere a colpo d'occhio quali clienti hanno revisioni del registro scadute.