Mi az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása?

A GDPR 30. cikke minden adatkezelőtől és adatfeldolgozótól megköveteli az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásának vezetését. Bár korlátozott mentesség létezik a 250 főnél kevesebb alkalmazottal rendelkező szervezetek számára, ez a mentesség annyira szűk, hogy a gyakorlatban szinte soha nem alkalmazható: csak azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek alkalomszerűen kezelnek személyes adatokat, nem kezelnek különleges kategóriájú adatokat, és nem végeznek olyan adatkezelést, amely kockázatot jelenthet az egyénekre. A gyakorlatban szinte minden szervezetnek, amely alkalmazotti adatokat, ügyféladatokat vagy weboldal-látogatói adatokat kezel, szüksége van nyilvántartásra. Ez azt jelenti, hogy az Ön ügyfeleinek túlnyomó többsége — mérettől függetlenül — jogilag köteles ilyet vezetni. Külső DPO-ként jellemzően Ön felelős az egyes ügyfelei nyilvántartásainak létrehozásáért, karbantartásáért és frissítéséért. 10-20 ügyfélnél ez gyorsan jelentős adminisztratív teherré válhat kézi kezelés esetén.

A 30. cikk (1) bekezdése meghatározza az adatkezelők számára kötelező tartalmakat. Minden adatkezelési tevékenység bejegyzésének tartalmaznia kell: az adatkezelő és a DPO nevét és elérhetőségét, az adatkezelés céljait, az érintettek és személyes adatok kategóriáinak leírását, a címzettek kategóriáit, harmadik országokba történő adattovábbítást a garanciákkal együtt, a tervezett megőrzési időszakokat, valamint a technikai és szervezeti biztonsági intézkedések általános leírását. A 30. cikk (2) bekezdése az adatfeldolgozók számára kissé eltérő információkat ír elő: az adatfeldolgozó és minden adatkezelő nevét és elérhetőségét, akinek nevében az adatkezelést végzi, az elvégzett adatkezelés kategóriáit, harmadik országokba történő adattovábbítást, és ahol lehetséges, a biztonsági intézkedések leírását. Számos felügyeleti hatóság ajánlja a minimális követelményeken túli bővítést. Az egyes adatkezelési tevékenységekhez tartozó jogalap, az adatok forrása és az automatizált döntéshozatal meglétének feltüntetése hasznosabbá teszi a nyilvántartást megfelelőségkezelési eszközként — nem csupán jelölőnégyzet gyakorlatként.

A leggyakoribb hiba, hogy a nyilvántartást egyszeri projektként kezelik, nem pedig élő dokumentumként. Az adatkezelési tevékenységek változnak — új szoftvereket vezetnek be, adatfolyamokat módosítanak, megőrzési időszakokat frissítenek. Egy januárban pontos nyilvántartás márciusra elavulttá válhat. Másik gyakori probléma az inkonzisztens részletesség. Egyes DPO-k minden egyes rendszert külön adatkezelési tevékenységként dokumentálnak, így több száz bejegyzéssel végzik, amelyeket lehetetlen karbantartani. Mások mindent öt-hat tág kategóriába csoportosítanak, amelyekből hiányzik a felügyeleti hatóságok által elvárt specifikusság. A megfelelő részletezettség jellemzően 15-40 adatkezelési tevékenységet jelent egy közepes méretű szervezetnél. Végül, sok DPO Excel-táblázatokban kezeli a nyilvántartásokat — ami működik egy-két ügyfélnél, de skálázódásnál összeomlik. Nincs verziókezelés, nincsenek felülvizsgálati emlékeztetők, nincsenek strukturált mezők, és nincs mód audit-kész exportok generálására. Itt jelent mérhető különbséget egy dedikált eszköz.

A hatékony nyilvántartás-kezelés kulcsa a struktúra és az automatizálás. Kezdjen iparágspecifikus sablonokkal, amelyek előre kitöltik a gyakori adatkezelési tevékenységeket — egy e-kereskedelmi vállalat és egy egészségügyi szolgáltató nagyon eltérő adatkezelési környezettel rendelkezik, de az azonos iparágba tartozó vállalatok tevékenységeik 70-80%-ában megegyeznek. Állítson be felülvizsgálati dátumokat minden adatkezelési tevékenységhez. A legtöbb felügyeleti hatóság legalább éves felülvizsgálatot vár el, de a kritikus adatkezelési tevékenységeket minden jelentős változáskor felül kell vizsgálni. Az automatikus emlékeztetők biztosítják, hogy semmi se maradjon el. A verziókezelés alapvető az elszámoltathatósághoz. Amikor egy felügyeleti hatóság egy adott adatkezelési tevékenységről kérdez, nem csak a jelenlegi állapotot kell bemutatnia, hanem a változások történetét is — ki mit és mikor frissített. Ez az auditnapló védi Önt és ügyfelét egyaránt. Több ügyfelet kezelő külső DPO-k számára a Trustee.eu-hoz hasonló több ügyfeles eszköz kiküszöböli a különálló rendszerek karbantartásának többletterhelését. Ugyanazokat a sablonokat használhatja az azonos iparágba tartozó ügyfeleknél, egyetlen kattintással generálhat audit-kész PDF-eket, és egy pillantással láthatja, mely ügyfeleknél van lejárt nyilvántartás-felülvizsgálat.