O Que É um Registo de Atividades de Tratamento (RAT)?

O Artigo 30 do RGPD exige que todo responsável pelo tratamento e subcontratante mantenha um registo de atividades de tratamento. Embora exista uma isenção limitada para organizações com menos de 250 colaboradores, esta isenção é tão restrita que quase nunca se aplica na prática: abrange apenas organizações que tratam dados pessoais ocasionalmente, não tratam categorias especiais de dados e não tratam dados que possam representar um risco para os indivíduos. Na prática, virtualmente todas as organizações que lidam com dados de colaboradores, dados de clientes ou dados de visitantes de websites precisam de um RAT. Isto significa que a grande maioria dos seus clientes — independentemente da dimensão — é legalmente obrigada a manter um. Como EPD externo, é tipicamente responsável por criar, manter e atualizar os RATs de cada um dos seus clientes. Com 10-20 clientes, isto pode rapidamente tornar-se uma carga administrativa significativa se gerido manualmente.

O Artigo 30(1) especifica os conteúdos obrigatórios para responsáveis pelo tratamento. Cada entrada de atividade de tratamento deve incluir: o nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento e do EPD, as finalidades do tratamento, uma descrição das categorias de titulares dos dados e dados pessoais, as categorias de destinatários, transferências para países terceiros incluindo garantias, prazos de conservação previstos e uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas de segurança. Para subcontratantes, o Artigo 30(2) exige um conjunto ligeiramente diferente de informações: o nome e dados de contacto do subcontratante e de cada responsável pelo tratamento para o qual o tratamento é efetuado, as categorias de tratamentos realizados, transferências para países terceiros e, quando possível, uma descrição das medidas de segurança. Muitas autoridades de controlo recomendam ir além dos requisitos mínimos. Adicionar a base jurídica de cada atividade de tratamento, a fonte dos dados e se existe decisão automatizada torna o seu RAT mais útil como ferramenta de gestão de conformidade — não apenas um exercício de cumprimento formal.

O erro mais frequente é tratar o RAT como um projeto pontual em vez de um documento vivo. As atividades de tratamento mudam — novo software é introduzido, fluxos de dados são modificados, prazos de conservação são atualizados. Um RAT que era preciso em janeiro pode estar desatualizado em março. Outro problema comum é a granularidade inconsistente. Alguns EPDs documentam cada sistema individual como uma atividade de tratamento separada, acabando com centenas de entradas impossíveis de manter. Outros agrupam tudo em cinco ou seis categorias amplas que carecem da especificidade que as autoridades de controlo esperam. O nível certo de granularidade significa tipicamente 15-40 atividades de tratamento para uma organização de média dimensão. Finalmente, muitos EPDs gerem RATs em folhas de cálculo Excel — o que funciona para um ou dois clientes mas colapsa em escala. Sem controlo de versões, sem lembretes de revisão, sem campos estruturados e sem forma de gerar exportações prontas para auditoria. É aqui que as ferramentas dedicadas fazem uma diferença mensurável.

A chave para uma gestão eficiente de RATs é estrutura e automatização. Comece com modelos específicos do setor que pré-preenchem atividades de tratamento comuns — uma empresa de comércio eletrónico e um prestador de cuidados de saúde têm panoramas de tratamento muito diferentes, mas empresas dentro do mesmo setor partilham 70-80% das suas atividades. Defina datas de revisão para cada atividade de tratamento. A maioria das autoridades de controlo espera revisões anuais no mínimo, mas atividades de tratamento críticas devem ser revistas sempre que ocorra uma alteração significativa. Lembretes automáticos garantem que nada escapa. O controlo de versões é essencial para a responsabilização. Quando uma autoridade de controlo pergunta sobre uma atividade de tratamento específica, precisa de mostrar não apenas o estado atual mas o histórico de alterações — quem atualizou o quê e quando. Este trilho de auditoria protege tanto si como o seu cliente. Para EPDs externos que gerem múltiplos clientes, uma ferramenta multi-tenant como o Trustee.eu elimina a sobrecarga de manter sistemas separados. Pode usar os mesmos modelos em clientes do mesmo setor, gerar PDFs prontos para auditoria com um clique e ver num instante quais clientes têm revisões de RAT em atraso.