¿Qué es un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)?

El artículo 30 del RGPD exige a todo responsable y encargado del tratamiento mantener un registro de actividades de tratamiento. Aunque existe una exención limitada para organizaciones con menos de 250 empleados, esta exención es tan restrictiva que casi nunca se aplica en la práctica: solo cubre organizaciones que tratan datos personales de forma ocasional, no tratan categorías especiales de datos y no realizan tratamientos que puedan suponer un riesgo para las personas. En la práctica, prácticamente toda organización que maneja datos de empleados, datos de clientes o datos de visitantes de su sitio web necesita un RAT. Esto significa que la gran mayoría de sus clientes — independientemente de su tamaño — están legalmente obligados a mantener uno. Como DPD externo, usted es habitualmente responsable de crear, mantener y actualizar los RATs de cada uno de sus clientes. Con 10-20 clientes, esto puede convertirse rápidamente en una carga administrativa significativa si se gestiona manualmente.

El artículo 30(1) especifica los contenidos obligatorios para los responsables. Cada entrada de actividad de tratamiento debe incluir: el nombre y los datos de contacto del responsable y del DPD, las finalidades del tratamiento, una descripción de las categorías de interesados y datos personales, las categorías de destinatarios, las transferencias a terceros países incluyendo las garantías, los plazos de conservación previstos y una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad. Para los encargados del tratamiento, el artículo 30(2) requiere un conjunto de información ligeramente diferente: el nombre y los datos de contacto del encargado y de cada responsable en cuyo nombre se realiza el tratamiento, las categorías de tratamiento realizadas, las transferencias a terceros países y, cuando sea posible, una descripción de las medidas de seguridad. Muchas autoridades de control recomiendan ir más allá de los requisitos mínimos. Añadir la base jurídica de cada actividad de tratamiento, el origen de los datos y si se realizan decisiones automatizadas convierte su RAT en una herramienta de gestión del cumplimiento más útil — no solo un ejercicio de marcar casillas.

El error más frecuente es tratar el RAT como un proyecto puntual en lugar de un documento vivo. Las actividades de tratamiento cambian — se introduce nuevo software, se modifican los flujos de datos, se actualizan los plazos de conservación. Un RAT que era preciso en enero puede estar desactualizado en marzo. Otro problema habitual es la granularidad inconsistente. Algunos DPDs documentan cada sistema como una actividad de tratamiento separada, acabando con cientos de entradas imposibles de mantener. Otros agrupan todo en cinco o seis categorías amplias que carecen de la especificidad que esperan las autoridades de control. El nivel correcto de granularidad suele significar entre 15 y 40 actividades de tratamiento para una organización mediana. Finalmente, muchos DPDs gestionan los RATs en hojas de cálculo Excel — lo que funciona para uno o dos clientes pero colapsa a escala. Sin control de versiones, sin recordatorios de revisión, sin campos estructurados y sin forma de generar exportaciones listas para auditoría. Aquí es donde las herramientas dedicadas marcan una diferencia real.

La clave para una gestión eficiente del RAT es la estructura y la automatización. Empiece con plantillas específicas del sector que precarguen las actividades de tratamiento habituales — una empresa de comercio electrónico y un proveedor de salud tienen panoramas de tratamiento muy diferentes, pero empresas del mismo sector comparten entre el 70 y el 80% de sus actividades. Establezca fechas de revisión para cada actividad de tratamiento. La mayoría de las autoridades de control esperan revisiones anuales como mínimo, pero las actividades de tratamiento críticas deben revisarse siempre que se produzca un cambio significativo. Los recordatorios automáticos garantizan que nada se quede sin revisar. El control de versiones es esencial para la rendición de cuentas. Cuando una autoridad de control pregunta sobre una actividad de tratamiento específica, necesita mostrar no solo el estado actual sino el historial de cambios — quién actualizó qué y cuándo. Este registro de auditoría le protege tanto a usted como a su cliente. Para DPDs externos que gestionan múltiples clientes, una herramienta multi-cliente como Trustee.eu elimina la sobrecarga de mantener sistemas separados. Puede usar las mismas plantillas en clientes del mismo sector, generar PDFs listos para auditoría con un clic y ver de un vistazo qué clientes tienen revisiones de RAT pendientes.